Mark Coppock / Digital Trends Microsoft Excel 2016, ktorý sa nachádza v balíku Office, je najnovšou a najlepšou tabuľkovou aplikáciou od Redmondu, a je na to dobrý dôvod, takže ho mnohí používatelia čísel používajú na všetky svoje potreby. Aj keď je Excel vhodný pre jednoduché tabuľky na sledovanie výdavkov alebo zostavovanie kalendárov, príde na rad, keď potrebujete rozdeliť a nakrájať kocky a potom predložiť komplexné údaje. Tu vám ukážeme, ako vytvoriť kontingenčnú tabuľku v programe Excel, aby ste využili výhody jedného z najsilnejších nástrojov aplikácie.
Než začneme, na čo konkrétne sú kontingenčné tabuľky dobré? Zjednodušene povedané, kontingenčné tabuľky vám umožňujú pozerať sa na rovnaké údaje rôznymi spôsobmi a z rôznych uhlov, aby ste uľahčili vykonávanie hĺbkovej analýzy a odhalili dôležité trendy. Keď napríklad vyhodnocujete výsledky predaja, môžete sa pozrieť na konkrétnu osobu, konkrétny produkt alebo konkrétny časový rámec. Pomocou kontingenčnej tabuľky môžete vytvoriť jednu skupinu informácií a potom ľahko zmeniť zameranie z jednej veci na druhú - analýzu, ktorú by bolo namáhavé vykonávať manuálne.
Upozorňujeme, že na používanie kontingenčných tabuliek budete potrebovať úplnú verziu programu Excel 2016. Verzia programu Excel pre Windows 10 (Universal Windows Platform (UWP)) to neobsahuje a mnoho ďalších pokročilých funkcií Excelu. Na záver, ak si chcete vyskúšať nové funkcie Excelu, pripojte sa k programu Office Insider a možno ako prví zažijete novú funkciu kontingenčnej tabuľky.
Krok 1: Pripravte svoje údaje
Najdôležitejším krokom pri používaní kontingenčných tabuliek programu Excel je starostlivé usporiadanie údajov. Najjednoduchší spôsob, ako to urobiť, je použiť tabuľky programu Excel, ktoré vám umožňujú pridávať riadky, ktoré budú súčasťou vašej kontingenčnej tabuľky, kedykoľvek kliknete na obnovenie. Prinajmenšom však chcete, aby vaše údaje boli v tabuľkovej forme s informatívnymi hlavičkami stĺpcov a s konzistentnými údajmi v stĺpcoch.
Povedzme napríklad, že chcete analyzovať informácie o predaji vašej spoločnosti. Máte šesť predajcov, ktorí predávajú tri produkty v mnohých regiónoch. Vaše produkty sú šité na mieru každému zákazníkovi, a preto sa ceny líšia. Tu je ukážka tabuľky s fiktívnymi informáciami, ktorá vám poskytne predstavu o tom, ako je možné usporiadať údaje pri zohľadnení kontingenčnej tabuľky.
Tabuľka bola vytvorená jednoducho tak, že najskôr zadáte údaje, potom vyberiete celý rozsah a potom prejdete do sekcie Vložiť> Tabuľka. Tento krok opäť nemusíte robiť, ale odporúča sa, ak chcete neskôr pridať ďalšie riadky údajov a uľahčiť tak aktualizáciu svojej kontingenčnej tabuľky.
Označte Coppock / digitálne trendy Označte Coppock / digitálne trendy Krok 2: Vyskúšajte odporúčanie
Excel je plný šikovných trikov, ktoré vám uľahčia prácu s údajmi, a kedykoľvek to bude možné, pokúsi sa uhádnuť, čo chcete dosiahnuť, a potom automaticky vykoná niekoľko krokov. Túto užitočnú povahu tu demonštruje nástroj Odporúčané kontingenčné tabuľky, ktorý sa zameriava na vaše údaje a ponúka niektoré logické možnosti, ako veci analyzovať a prezentovať.
Ak chcete použiť odporúčanú kontingenčnú tabuľku, jednoducho choďte na Vložiť> Odporúčané kontingenčné tabuľky. Excel predstaví niekoľko možností, ktoré musíte zvážiť. V našom príklade ponúka Excel vytvorenie 10 rôznych kontingenčných tabuliek, ktoré sa na naše údaje o predaji zameriavajú na rôzne uhly pohľadu. Upozorňujeme, že záleží na tom, ako označujete svoje stĺpce. Excel číta tieto hlavičky a ponúka odporúčania, ktoré majú najväčší zmysel. Ak sa chcete pozrieť napríklad na predajné ceny, nepoužívajte výraz „cena“, pretože Excel na základe toho bude vychádzať z odporúčaní.
Jedným z odporúčaní je „Súčet celkového predaja zákazníkom“. Ak zvolíme túto možnosť, potom Excel vytvorí kontingenčnú tabuľku.
Označte Coppock / digitálne trendy Označte Coppock / digitálne trendy Všimnite si, že kontingenčná tabuľka zobrazuje iba údaje, ktoré sa týkajú našej súčasnej analýzy. Na pravej strane nájdete kritériá, ktoré program Excel použil na jeho vytvorenie, v dialógovom okne Polia kontingenčnej tabuľky. Čo znamená každé z týchto polí, sa budeme venovať v ďalšej časti prispôsobenia.
Krok 3: Prispôsobte svoju kontingenčnú tabuľku
Každá z položiek v tomto dialógovom okne je dôležitá na to, aby ste určili, ako bude fungovať vaša kontingenčná tabuľka. Kliknutím na ozubené koliesko konfigurácie zmeníte vzhľad tohto dialógového okna na to, čo vám najlepšie vyhovuje.
Výber polí
Tu vyberáte, ktoré stĺpce chcete zahrnúť do svojej kontingenčnej tabuľky. To, ako sa tieto údaje naplnia v kontingenčnej tabuľke, určuje typ údajov, ktoré predstavujú - Excel pre vás zistí, či do svojej kontingenčnej tabuľky pridáte stĺpec alebo do tabuľky pridáte údaje poľa. Napríklad ak vyberiete možnosť „Položky“, program Excel predpokladá, že chcete pridať počet položiek pre každého zákazníka.
Označte Coppock / digitálne trendy Označte Coppock / digitálne trendy Na druhej strane, ak vyberiete možnosť „Dátum“, Excel umiestni údaje do tabuľky a usporiada predaje podľa toho, kedy k nim došlo.
Označte Coppock / digitálne trendy Označte Coppock / digitálne trendy Pri práci na vlastných kontingenčných tabuľkách môžete experimentovať, aby ste zistili, ako pridané a odstránené polia ovplyvňujú zobrazené údaje. Zistíte, že Excel vynikajúco robí výbery, ktoré dávajú zmysel, ale môžete tiež zmeniť veci, ak výber programu Excel nemá zmysel.
Filtre
Presuňte položky zo zoznamu na výber polí do sekcie „Filtre“, ak chcete obmedziť, ktoré údaje sa majú zobrazovať. Napríklad ak presuniete „Zákazník“ do sekcie „Filtre“, môžete ľahko zobraziť iba údaje od jedného alebo niekoľkých zákazníkov.
Označte Coppock / digitálne trendy Označte Coppock / digitálne trendy Stĺpce
Presunutím polí do sekcie Stĺpce môžete rozšíriť spôsob vykazovania údajov. Keď znova potiahnete pole do tejto sekcie, Excel sa pokúsi zistiť, ako chcete, aby boli prezentované údaje. Napríklad ak presuniete „Dátum“ do sekcie „Stĺpce“, potom Excel zobrazí tržby ako súhrn za najlogickejší časový rámec, ktorý je v tomto prípade za mesiac. To by bolo užitočné, ak by vám išlo hlavne o to, koľko sa predalo mesačne s ohľadom na vzorce nákupu zákazníkov.
Označte Coppock / digitálne trendy Označte Coppock / digitálne trendy Riadky
Podobne môžete presunúť polia do sekcie „Riadky“ a vložiť tak rôzne údaje do riadkov kontingenčnej tabuľky. Opäť platí, že ak presunieme „Dátum“ do sekcie „Riadky“, program Excel rozdelí tržby podľa zákazníka za mesiac, ale údaje budú zhrnuté podľa zákazníka a nie podľa mesiaca, ako v predchádzajúcom príklade. V tomto prípade sa väčšinou obávate, koľko ste predali každému zákazníkovi, ale tiež by ste chceli spoznať akékoľvek časové trendy.
Označte Coppock / digitálne trendy Označte Coppock / digitálne trendy Hodnoty
Nakoniec časť „Hodnoty“ určuje, ako analyzujete svoje údaje. Vo všetkých našich doterajších príkladoch sme sa zaoberali celkovým predajom. Ak kliknete na kláves so šípkou nadol v tejto časti, môžete nakonfigurovať nastavenia hodnotového poľa tak, aby ste sa pozreli na iný numerický výpočet.
Označte Coppock / digitálne trendy Označte Coppock / digitálne trendy Povedzme napríklad, že sa chcete pozrieť na priemerné predaje a nie na celkový predaj. Jednoducho by ste vybrali „Priemer“ v dialógovom okne nastavení poľa s hodnotami. Môžete tiež nastaviť formát čísla, aby výsledky mali čo najväčší zmysel.
Označte Coppock / digitálne trendy Označte Coppock / digitálne trendy Teraz namiesto toho, aby sme zvážili celkový predaj podľa zákazníka, a potom vypočítali celkový súčet, sa zameriavame na priemerný predaj podľa spoločnosti a potom priemerný predaj v celej spoločnosti. To by pomohlo napríklad pri hodnotení, ktorí zákazníci sú nad alebo pod priemerom v predaji, a preto si zaslúžia najväčšiu (alebo najmenšiu) pozornosť. V našom príklade si možno spoločnosti Acme Engineering a Jones Roofing nezasluhujú toľko pozornosti predaja ako ostatné.
Je zrejmé, že kontingenčné tabuľky ponúkajú množstvo možností, ako uľahčiť krájanie a krájanie údajov. Trik v efektnom využívaní kontingenčných tabuliek spočíva v tom, že sa rozhodnete presne, čo chcete vidieť, skôr ako začnete používať možnosti. Tiež sa chcete ubezpečiť, že vaše údaje zodpovedajú tomu, ako ste usporiadali svoju tabuľku a ako ste pomenovali svoje hlavičky. Čím opatrnejšia budete pri nastavovaní, tým efektívnejšie budú vaše kontingenčné tabuľky.
Krok 4: Vytvorte si úplne nové kontingenčné tabuľky
Keď ste sa pohrali s funkciou kontingenčnej tabuľky a získali ste pochopenie toho, ako rôzne možnosti ovplyvňujú vaše údaje, môžete začať vytvárať kontingenčnú tabuľku úplne od začiatku. Proces je podobný použitiu odporúčania. Iba vy prejdete do sekcie Vložiť> Kontingenčná tabuľka a potom ako prvý krok vyberiete údaje ručne.
V našom prípade to znamená výber tabuľky 1, ale mohli by sme zvoliť aj rozsah údajov alebo načítať z externého zdroja údajov. Môžeme sa tiež rozhodnúť, či chceme vytvoriť nový pracovný hárok alebo umiestniť kontingenčnú tabuľku vedľa našich údajov na určité miesto v existujúcom pracovnom hárku.
Označte Coppock / digitálne trendy Označte Coppock / digitálne trendy Po vykonaní výberu sa zobrazí prázdna kontingenčná tabuľka a dialógové okno Polia kontingenčnej tabuľky.
Označte Coppock / digitálne trendy Označte Coppock / digitálne trendy Vytvorenie vlastnej kontingenčnej tabuľky je potom už len jednoduchá záležitosť výberu polí a určenia toho, ako chceme, aby sa údaje vypočítali a zobrazili. Povedzme, že sa chceme pozrieť na to, ako si predajcovia počínali mesačne, s celkovým predajom za celý rok. Vybrali by sme polia „Predajca“, „Dátum“ a „Celkový predaj“, pole „Predajca“ presunuli do sekcie „Filtre“ a nakonfigurovali sme hodnoty tak, aby sa zobrazovali ako mena. Excel automaticky pridáva príslušné položky dátumu do sekcie „Riadky“ a predpokladá, že chceme vidieť súčty.
Označte Coppock / digitálne trendy Označte Coppock / digitálne trendy Excel predvolene zobrazuje všetky údaje za všetkých predajcov. Môžeme tiež vybrať jedného predajcu, aby sme videli iba jeho údaje. V tomto prípade vidíme, že Judy French mala tržby iba za tri mesiace, aj keď jej celkové predaje boli značné. To by mohlo znamenať, že jej predajný proces bol dlhší, pretože namiesto rýb šla za veľrybami - hodnotný záver, ak je presný. Možno by bol dobrý nápad investovať do asistentky, ktorá pomôže Judy rýchlejšie uzavrieť predaj.
Označte Coppock / digitálne trendy Označte Coppock / digitálne trendy Krok 5: Investujte do učenia
Ak sa chcete dostaťnaozaj dobré v používaní kontingenčných tabuliek programu Excel, investujte nejaký čas do toho, aby ste sa dozvedeli niečo viac o tom, ako využíva rôzne typy údajov. Spoločnosť Microsoft ponúka svoje vlastné školiace zdroje a je potrebné vziať do úvahy množstvo školiteľov tretích strán.
Spravidla to však znamená kopať do Excelu spôsobom, ktorý presahuje rámec tejto príručky. Dúfajme však, že teraz uvidíte, ako môžu byť kontingenčné tabuľky účinným nástrojom pri analýze vašich údajov, a je pomerne ľahké začať, ak máte svoje dáta nakonfigurované do správneho druhu tabuľky. A nemôžeme dostatočne zdôrazniť, aké dôležité je vedieť, čo chcete pomocou svojej kontingenčnej tabuľky dosiahnuť skôr, ako začnete.
