Ako navždy uchováte digitálne údaje? Nie je to ľahké

Dátové centrum Google: Vaše dáta môžu v cloude trvať dlhšie. Google Humanity nahráva každý deň asi dve miliardy fotografií. Na YouTube sa každú minútu nahráva ohromujúcich 300 hodín videa. Väčšina z nás vytvára digitálne súbory v práci a pre svoje osobné projekty. Naše digitálne svety sa neustále rozširujú.

Majú však tieto digitálne údaje trvanlivosť? Ako zabezpečíme, aby naše najcennejšie digitálne súbory boli uchované a prístupné, keď ich potrebujeme? Čo sa s nimi stane, keď k nim už nebudeme mať prístup kvôli chorobe alebo smrti?

Vo fyzickom svete nie je rozdiel medzi skladovaním a konzerváciou. V podkroví môžete mať škatuľu starých fotografií alebo papierov, ktoré patrili vášmu pradedovi, a za predpokladu, že budú uložené v dobrom stave, budú aj dnes čitateľné. To isté sa nedá povedať o digitálnych dátach.

„Zachovanie je skutočne o dlhodobom prístupe,“ vysvetľuje Dr. Micah Altman, riaditeľ pre výskum a vedúci / vedúci programu pre informačné vedy pre knižnice MIT, „v určitom okamihu ide o komunikáciu s budúcnosťou.“

Hrozba straty

„Jednou z hrozieb je zlyhanie médií. Pevný disk zlyhá, DVD zlyhá alebo sa disk nedá prečítať, “hovorí Dr. Altman.„ Ďalšou hrozbou je, že môžete vidieť tieto bity, ale už nemôžete povedať, čo to znamená, pretože nie je k dispozícii žiadny softvér, ktorý by tento dokument vykreslí. Možno máte súbor Microsoft Word, ktorý ste napísali pred 15 rokmi, a vyzerá to dobre, ale keď ho otvoríte, možno nebudete vedieť pochopiť, čo hovorí, pretože tento formát už nie je podporovaný. “

Médiá, ktoré sa predávajú spotrebiteľom, nie sú skutočne vytvorené na dlhodobé ukladanie.

Predpokladáme, že digitálne súbory vydržia navždy, pretože sa nezhoršujú, ale médiá, na ktoré ich ukladáme, môžu a sú.

„Rôzne médiá majú nesmierne rôznu trvanlivosť,“ vysvetľuje Dr. Altman, „je možné získať archívne optické médiá a napísať ich profesionálnym spôsobom, takže by ste čakali, že vydržia 100 rokov, ak sú uložené na správnom mieste . Ale nahrávanie na iné veci, ako je náhodný pevný disk, CD alebo flash disk, a prilepenie na poličku, môžete sa o tri roky vrátiť a nájsť výraznú degradáciu údajov. “

Správnym ukladaním vecí môžete drasticky ovplyvniť pravdepodobnú dobu použiteľnosti. Ak vložíte CD do zadnej časti skrinky, kde je relatívne chladno a sucho, vydrží oveľa dlhšie, ako keby ste ho nechali na slnku alebo niekde vlhkom. V zlých podmienkach prostredia by sa to mohlo pokaziť do jedného roka alebo dokonca mesiaca.

Nie všetky úložiská sú vytvorené rovnako

„Jednou z výziev je, že médiá, ktoré sa obvykle predávajú spotrebiteľom, ako napríklad pevné disky v počítačoch, nie sú skutočne vyrobené na dlhodobé ukladanie,“ hovorí Dr. Altman, „nie je to tak, ako sú navrhnuté. Sú určené na prevádzkovú životnosť možno tri, štyri alebo päť rokov. “

Každý, kto zažil poruchu pevného disku, to vie až príliš dobre. Veľa sa tiež líši v kvalite pevného disku a disky sa vyrábajú hromadne. Niektoré značky a šarže vydrží dlhšie ako iné.

Je možné kúpiť optické disky archívnej kvality, ktoré vydržia 100 rokov. Spoločnosti Sony a Panasonic pracujú na štandarde Archive Disc. Existujú aj možnosti, ako je M-Disc (Millennial Disc), ktoré údajne vydržia až 1 000 rokov, ale ako môžete čakať, sú podstatne drahšie ako bežné disky. V budúcnosti budete tiež potrebovať správny hardvér na ich čítanie a nedá sa povedať, aké ťažké by mohlo byť, dostať sa k DVD prehrávaču o storočie neskôr.

Každý mrak má striebornú podšívku

„Zálohovanie na samostatný disk alebo flash disk alebo na záložnú pásku - to všetko je v poriadku, ale budete to musieť robiť každý mesiac a aktualizovať to,“ navrhuje Dr. Altman, „ešte lepšie by bolo použitie zálohovacieho systému cloudového úložiska a automatického preberania a nahrávania na externé servery. Spravidla sa nejedná o offline úložné systémy, jedná sa o online úložisko, takže sa replikujú na viac rotujúcich diskov a dobrá služba cloudového úložiska bude pravidelne kontrolovať ich kópie. “

Ak pôjdete cloudovou cestou, presuniete bremeno vymýšľania toho, ako uchovať vaše dáta, na svojho poskytovateľa cloudu. Vyberte si dobrý a budú uchovávať viac kópií vašich súborov s technológiou, ktorá je často aktualizovaná. Môžete tiež nastaviť plán zálohovania a zabudnúť na neho. Vaše súbory budú v bezpečí v prípade vlámania alebo požiaru v domácnosti, ktoré by mohli vymazať miestne uložené údaje.

Budete musieť zaplatiť poplatok za predplatné, ale ak chcete mať pri svojich údajoch istotu, môžete mať pocit, že sa vám to oplatí. Niekoľko služieb, ktoré Dr. Altman odporúča, sú Backblaze a CrashPlan, pretože implementujú najlepšie postupy a sú transparentní v tom, čo robia.

Zlyhania cloudového úložiska

Cloudové úložisko bohužiaľ nie je stopercentne bezpečná metóda uchovania a poskytovateľovi, ktorého si vyberiete, veľmi dôverujete.

„Mohli by zbankrotovať,“ hovorí Dr. Altman, „alebo by mohli omylom poslať vašu správu o kreditnej karte, ktorej platnosť vypršala, na nesprávny e-mail a nakoniec zrušiť váš účet, alebo niekto môže tvrdiť, že ste dostali materiál chránený autorskými právami, a mohol by dostať príkaz . “

Tieto riziká môžete zmierniť zdvojnásobením služieb a použitím dvoch riešení cloudového úložiska, pretože šanca na súčasné problémy u dvoch nezávislých spoločností je oveľa nižšia.

Je potrebné vziať do úvahy aj otázku ochrany osobných údajov. Mnoho poskytovateľov cloudového úložiska má zásady ochrany osobných údajov, ktoré sú ťažko pochopiteľné.

„Ochrana osobných údajov je ďalším dôvodom, prečo budete chcieť spravovať veci lokálne,“ vysvetľuje Dr. Altman. „Ak ste sa skutočne obávali, mohli by ste si zvoliť šifrovanie vecí skôr, ako ich kamkoľvek uložíte. To je pravdepodobne jeden z najlepších spôsobov ochrany týchto údajov pred prístupom a používaním inými, ale z hľadiska ochrany - ak stratíte šifrovací kľúč, stratili ste údaje. “

Veci, ktoré chcete odovzdať ďalej, by mali byť v štandardizovanom formáte.

Ďalším problémom cloudových účtov je prístup. Ak dôjde k nehode, vážnemu ochoreniu alebo výmene smrteľnej cievky, ako získa vaša rodina prístup k vašim cloudovým účtom? Ako dlho pred vymazaním účtu? Z právneho hľadiska môže byť pre členov rodiny zložité zvládnuť to v tom, čo je už veľmi ťažké.

„Mať nejaký plán, čo sa stane s vašimi účtami, keď k nim nemáte prístup, je v tomto digitálnom svete, v ktorom teraz žijeme, veľmi dôležité,“ navrhuje Dr. Altman.

Možno budete chcieť s niekým zdieľať svojho správcu hesiel a podľa svojej vôle zabezpečiť svoje digitálne súbory.

Na formátoch tiež záleží

„Aj keď vložíte svoje veci do služieb Google a Amazon a dáte svojim deťom alebo právnikovi kópiu svojho hesla, niektoré z týchto súborov bude neskôr ťažké prečítať a pochopiť,“ vysvetľuje Dr. Altman, “ Môžete si myslieť, že pri vytváraní niektorých štandardizovaných kópií by ste si mali myslieť na veci, ktoré naozaj chcete odovzdať ďalej. Veci, ktoré je možné zobraziť priamo vo webovom prehliadači bez doplnkov, napríklad súbor JPEG. Možno nebudú mať najlepšiu kvalitu obrázka, ale pravdepodobne sa dajú ľahko vykresliť na základe otvorených štandardov. “

Dva ďalšie formáty, ktoré odporúča, sú TIF a PDF-A. Skutočne podrobný zoznam odporúčaných špecifikácií formátov na uchovanie údajov nájdete na webovej stránke Kongresovej knižnice.

„Pravidlom by bolo niečo, čo zobrazujete vo webovom prehľadávači bez pripojenia k internetu alebo inštalácie iného doplnku, je pravdepodobne čitateľné dlho,“ hovorí Dr. Altman.

Posledné slovo

Neexistuje definitívna odpoveď na to, ako zabezpečiť, aby vaše digitálne súbory zostali navždy, ale môžete zaistiť svoje stávky a prísť s viacúčelovou stratégiou, ktorá dá vašim dátam najväčšiu šancu na prežitie.

„Odporučil by som venovať nejaký čas výskumu služieb cloudového úložiska. Vyberte si dve nezávislé. Majte správcu hesiel alebo správcu účtov. Pripravte si plán, kto bude nakladať s vašimi digitálnymi prostriedkami, ak by sa vám niečo stalo, či už je to váš syn alebo dcéra alebo váš právnik, ale pripravte si výslovný plán nástupníctva, “hovorí Dr. Altman,„ tých pár vecí, ktoré sú veľmi dôležité , o ktorých viete, že si ich chcete ponechať, vložte ich do digitálneho formátu ako TIF alebo GIF alebo PDF-A, aby boli odolnejšie ako priemerný súbor. Vytvorte viac kópií a zdieľajte ich s ľuďmi, ktorým dôverujete. “