Ako „Marie Kondo“ vaša kancelária

Od Netflixu po Instagram ste si určite všimli, že minimalistický prístup Maria Kondo k vyčisteniu harabúrd vo vašej domácnosti a zlepšeniu vášho života v tomto procese naberá na obrátkach. Na jej obľúbenej šou Netflix Upratovanie s Marie Kondo, Kondo pomáha ľuďom organizovať všetko od kuchýň po skrine. Jej jednoduché pravidlo: ak položka vo vás nevzbudzuje radosť, zahoďte ju.

Ale čo ten pracovný priestor? Ako môžete použiť rovnaké techniky vo vašej kancelárii, kde sa hromadí neporiadok? Tu je príklad, ako „Marie Kondo“ urobiť svoju domácu kanceláriu.

Čo môžete presunúť do cloudu?

Je pravdepodobné, že cloud už používate na niektoré veci, napríklad na fotografie, heslá alebo projekty spolupráce. Je však dobré dennodenne prechádzať dokumenty, ktoré používate - najmä akékoľvek tlačené súbory - a položiť si otázku: „Môžem ušetriť priestor a čas tým, že to uložím a budem ich zdieľať v cloude?“

Nezabudnite použiť rovnakú cloudovú službu, ktorú uprednostňuje vaša spoločnosť (bežné možnosti zahŕňajú Disk Google, Dropbox, iCloud a rôzne riešenia Office 365), alebo v prípade potreby požiadajte o povolenie na ukladanie dokumentov do cloudu. Ak to dokážete, je to skvelé riešenie na vyčistenie harabúrd a zefektívnenie vašich každodenných úloh.

Vymeňte noviny a časopisy za tabletový počítač

Ak je váš stôl preplnený časopismi, denníkmi alebo novinami, zbavte sa ich. Môžete ľahko prejsť na online spôsob čítania týchto publikácií. Našťastie tablety ako Kindle Fire alebo iPad ponúkajú vynikajúcu alternatívu. Aplikácie ako Apple News alebo Flipboard vám umožňujú zostaviť vlastné zdroje správ z akejkoľvek publikácie, prispôsobiť kanály správ podľa vašich vlastných potrieb a prstom prsta zobraziť požadované správy. Postavte na svojej pracovnej stanici tabletový počítač a zbavte sa harabúrd.

Odstráňte zo stola papiere a súbory

Ak to myslíte s pracovným priestorom vážne, máte tu pravidlo: Na stole nemáte žiadne papiere ani spisy. Koniec príbehu. Ak aktívne nekonzultujete kúsok papiera, nemal by byť na vašom stole.

Ak aktívne nekonzultujete kúsok papiera, nemal by byť na vašom stole.

V dnešných bezpapierových procesoch to nie je také ťažké, ako to znie. Pravdepodobne potrebujete prístup do kartotéky na uskladnenie niektorých vecí na dlhodobé použitie, ale to je tak všetko. Pokiaľ ide o zvyšok, prepnite na digitálnu dokumentáciu / podpisovanie alebo skenujte súbory do počítača, aby ste ich nemuseli nechávať pri sebe.

Ak nevyhnutne potrebujete mať niektoré súbory nablízku, vyskúšajte závesnú poličku na súbory alebo stolný organizér súborov, ktorý ich udrží na jednom mieste a nedovolí žiadnym, aby zostali na povrchu samotného stola. Budete sa diviť, aký rozdiel to prináša.

Áno, a bonusový tip pre tých, ktorí si radi robia poznámky po poznámkach: Existuje množstvo aplikácií pre digitálne lepiace poznámky. Pokúšate sa prepnúť na jednu!

Odložte aj vy osobné dekorácie z pracovného stola

Drsný čas pravdy: Váš stôl nie je miestom pre osobné zbierkové predmety. Chcete peknú rastlinu na povzbudenie? Skvelé. Čo tak zarámovaná fotografia vašich blízkych? Jeden je v poriadku. Nechajte to tak. Nič viac. Koniec príbehu.

Ak svoj stôl využívate ako domov pre celú zbierku osobných vecí, figúrok alebo doodadov, je čas sa ich zbaviť. Áno, všetci. Presuňte ich na miesto vo vašej domácnosti, kde si ich budú vážiť, pretože práca nie je miestom pre tieto veci a vážne vám zaplňujú priestor. Ak vám vaša konkrétna kolekcia skutočne prináša radosť a neviete si predstaviť, že by ste bez nej pracovali, investujte do poličky a presuňte ich všetky do tejto police tak, aby na vašom stole nezostali žiadne.

Použite podložku na bezdrôtové nabíjanie

Zamotané káble sú jedným z najhorších druhov neporiadku ... a už nie sú také potrebné ako v minulosti. Zvážte bezdrôtovú nabíjaciu podložku alebo nabíjací stojan, najlepšie taký, ktorý v prípade potreby pojme viac zariadení. Nielenže ušetríte čas pripájaním a odpájaním zariadení, ale pomôžu vám vyčistiť stôl od nepríjemných káblov a budete sa cítiť menej stresovaní.

Inteligentným spôsobom zaznamenávajte poznámky

Ak si vaša práca vyžaduje, aby ste si robili poznámky, a veľmi sa vám páči manuálny proces zaznamenávania vecí, nájdite spôsob, ako tento proces digitalizovať. Dnešné perá (od spoločností Microsoft, Samsung, Apple a ďalších) vám pomôžu ľahko si robiť poznámky na tablete alebo smartfóne, kde si ich môžete uložiť na neskôr alebo nahrať a zdieľať podľa potreby. Ak skutočne potrebujete mať pod perom pocit papiera, poobzerajte sa po niečom ako Rocketbook, inteligentný notebook, ktorý po dokončení dokáže preniesť vaše písmo do digitálnej kópie v počítači.

Inteligentný notebook dokáže preniesť vaše písanie do digitálnej kópie v počítači.

Keď to urobíte, možno budete chcieť chvíľu venovať a väčšinu svojej zásuvky na perá a ceruzky vysypať do koša. Verte nám, bude sa to cítiť dobre!

Na konci dňa vytvorte 5-minútový kôš

Nastavte si časovač, aby ste si pripomenuli asi päť minút predtým, ako ste zvyčajne hotoví v pracovnom dni. Trvaj týchto päť minút a uprataj. Vyhoďte všetko, čo sa dá, postupujte podľa pravidla „na stole nie je žiadny papier“ a všeobecne usporiadajte. Odložte veci, urobte úpravy na poslednú chvíľu a odstráňte dočasný neporiadok, aby nečakal nabudúce.

Získajte skvelú aplikáciu na odstránenie problémov v počítači

Aj keď máte digitálny pracovný priestor, môžete zistiť, že váš počítač je preplnený nepotrebnými súbormi, programami, obrázkami a inými haraburdami. Je čas to vyčistiť. Použite program ako App Cleaner alebo Clean Master, ktorý vám pomôže vyčistiť všetky nepotrebné veci. Možno budete tiež chcieť urobiť nejaké ručné čistenie vašich priečinkov a súborov, čo má bonus k zrýchleniu vášho počítača.

Vyčistite a odfiltrujte svoj e-mail

Stavíme sa, že všetky tieto preplnené e-maily vo vás nevzbudzujú veľa radosti. Je čas sa ich zbaviť. Môžete si vytvoriť vlastné filtre a e-mailové priečinky, ktoré vám pomôžu triediť veci, existujú však aj aplikácie, ktoré vám môžu pomôcť. Vyskúšajte softvér ako Clean Email, Mailstrom alebo Cleanfox, ktorý vám pomôže automatizovať čistenie e-mailov a využite výhody.