racorn / 123RF Pre mnoho profesionálov je Microsoft Outlook centrom ich pracovného toku. V takom prípade je dôležité zabezpečiť, aby sa súbory aplikácie - vaše záznamy e-mailov, kontakty a kalendáre - pravidelne zálohovali na bezpečné miesto. Rovnako tak, ak prechádzate na nový počítač, je oveľa jednoduchšie znova načítať jeden súbor, ako prejsť zdĺhavým procesom nastavenia e-mailových účtov znova. Našťastie Outlook uľahčuje manuálne zálohovanie vášho účtu a nastavení a ich opätovné importovanie pre ľahké nastavenie. Sprievodca nižšie sa vzťahuje na Office 2010, Office 2013 a Office 2016.
Zálohovanie súborov
Krok 1:Ak chcete začať zálohovať svoje súbory v Outlooku 2013 a 2016, kliknite na ikonu Súbor menu a zvoľteOtvoriť a exportovaťz ľavej ponuky.
Označte Coppock / Digital Trends Krok 2:Kliknite na ikonuImport / Export Kliknutím na tlačidlo otvoríte Sprievodcu importom a exportom, ktorý vás tiež vyradí z systému ponuky ovládaného dotykom - pre nasledujúce kroky je najlepšie mať konvenčnú klávesnicu a myš alebo touchpad. V programe Outlook 2010 kliknite na ikonu Súbor,vyberteMožnosti,a kliknitePokročilé.
Označte Coppock / Digital Trends Krok 3:Kliknite Export na otvorenie sprievodcu. Nasledujúce kroky sú rovnaké pre všetky tri verzie Outlooku.
Michael Crider / Digitálne trendy Krok 4:Vyberte Exportovať do súboru zo zoznamu akcií a kliknite na Ďalšie,ktorého výsledkom budú dve možnosti. Vyberte Údajový súbor programu Outlook (.pst),a kliknite Ďalšie ešte raz. Na ďalšej obrazovke vyberte, ktoré súbory a priečinky chcete zálohovať. Väčšinou budete chcieť vytvoriť úplnú zálohu súborov pre jeden účet. Stačí kliknúť na e-mailovú adresu priradenú k účtu, prvú položku v zozname a kliknúť na Ďalšie. Uistite sa, že Zahrňte podpriečinky je začiarknuté, aby ste zachytili všetky informácie.
Michael Crider / Digitálne trendy Krok 5:Ak chcete mať väčšiu kontrolu nad zálohovanými údajmi, kliknite na konkrétny priečinok pošty, na sekciu Kontakty alebo Kalendáre alebo na ktorúkoľvek z ďalších možností v zozname. Predvolene sa zálohujú aj všetky priečinky vo vybratom priečinku. Ak chcete toto správanie zakázať, zrušte začiarknutie políčka označené zahrnúť podpriečinky. Ak chcete zo zálohy odstrániť konkrétne e-mailové správy, napríklad poštu odoslanú na alebo z vašej osobnej adresy, kliknite na ikonu filtre. Na tejto obrazovke môžete vytvoriť vyhľadávanie podľa slova, predmetu alebo poľa tela, z adresy alebo z adresy alebo času. Pokročilejšie filtre vrátane veľkosti, vlajok a hodnotení dôležitosti sú k dispozícii na webe Mvýber rudy a Pokročilé záložky. Po dokončení nastavenia filtrov kliknite na ikonu Ok pre návrat do ponuky exportu.
Označte Coppock / Digital Trends Krok 6:Ďalšia obrazovka umožňuje zvoliť umiestnenie a názov záložného súboru. Kliknite Prechádzať, potom prejdite do požadovaného priečinka, pomenujte súbor a kliknite na ikonu Ok. Okno prehliadača sa potom zatvorí.
Michael Crider / Digitálne trendy Krok 7:Kliknite Skončiť. Do tohto súboru môžete pridať heslo, aby ste zvýšili zabezpečenie. Ak nechcete heslo priradiť, nechajte obidve polia nevyplnené. Potom kliknite na ikonu Ok vytvoriť záložný súbor. Nezabudnite, že ak máte v Outlooku uložených množstvo e-mailov, môže to trvať niekoľko sekúnd.
Správa záloh
Práve vytvorený súbor PST je možné presúvať alebo kopírovať ako ktorýkoľvek iný súbor. Vďaka tomu je ľahké udržiavať ho v bezpečí; jednoducho ho vložte na jednotku USB, presuňte na externý pevný disk alebo nahrajte do cloudu, aby ste si uchovali záznam o svojich e-mailoch fyzicky oddelených od počítača. Majte na pamäti, že súbor je dosť veľký - v rámci nášho testovania predstavuje 1 000 e-mailov asi 100 MB. A preto ho nebudete môcť odoslať obvyklými kanálmi.
Pamätajte, že nejde o aktívny súbor, čo znamená, že nebude zaznamenávať ani zálohovať žiadne e-maily, ktoré dostanete alebo odošlete poty to tvoríš. Ak chcete získať aktuálnejší súbor, program Outlook automaticky uloží vaše e-maily a ďalšie nastavenia do súboru PST v priečinku Dokumenty> Súbory Outlooku priečinok pod svojím používateľským menom. Tento súbor je vždy aktuálny, ale keďže je uložený lokálne, je náchylný na zlyhanie. Riziko straty posledných e-mailov, položiek kalendára a kontaktov môžete zmierniť nastavením zálohovacieho alebo cloudového úložného programu na sledovanie priečinka Súbory Outlook.
Importujú sa zálohy
Krok 1:Proces importu záložných súborov PST je podobný ich vytvoreniu. V Outlooku 2013 a 2016 kliknite na Súbor v hlavnom okne Outlooku a zvoľteOtvoriť a exportovať z množstva možností. Potom vyberteImport / Export otvorte Sprievodcu importom a exportom. V programe Outlook 2010 kliknite na ikonu Súbor, vyberte Otvorené, ”A klikniteImport. Nasledujúce kroky platia pre všetky tri verzie Outlooku.
Michael Crider / Digitálne trendy Krok 2:Kliknite Import z iného programu alebo súboru, nasledovanýĎalšie. Potom vyberteDátový súbor programu Outlook a kliknite Ďalšieešte raz. Kliknite Prechádzaťa prejdite na súbor, ktorý chcete importovať, buď na miestnom počítači, externom zariadení alebo niekde v pripojenej sieti. V možnosti oblasti môžete zvoliť nahradenie duplicitných e-mailov a kontaktov importovanými položkami, povolenie vytvorenia duplikátov alebo jednoducho duplikáty neimportovať.
Michael Crider / Digitálne trendy Krok 3:Ak je záloha, z ktorej importujete, novšia ako e-maily, ktoré momentálne máte v Outlooku, vyberte Vymeňte duplikáty. Ak je záloha staršia ako aktuálne e-maily v Outlooku, vyberte Neimportujte duplikáty. Spravidla nie je potrebné vyberať Povoliť vytváranie duplikátov pokiaľ neviete, že potrebujete konkrétne informácie zo starého aj nového súboru. Kliknite Ďalšie keď budete pripravení pokračovať.
Michael Crider / Digitálne trendy Krok 4: Na tejto obrazovke vyberte priečinky, ktoré sa majú importovať, a miesto, kam ich chcete importovať. Ak importujete informácie z jedného účtu, stačí kliknúť Dátový súbor programu Outlook. Rovnako ako v časti vyššie môžete tiež vybrať jednotlivé priečinky alebo súbor filtrovať. Kliknite Skončiťkeď budete pripravení, a ak sa zobrazí výzva, zadajte heslo spojené s vaším súborom. To je všetko! Po dokončení procesu importovania sa vaše e-mailové adresy a ďalšie nastavenia zobrazia v Outlooku.
